Apa itu Pull System dalam Toyota Way

Prinsip ke-3 dari 14 Prinsip Manajemen The Toyota Way, yang termasuk dalam kategori Proses (Struggle to Flow Value to Each Customer), adalah: Use “Pull” Systems to Avoid Overproduction (Gunakan Sistem “Pull” untuk Menghindari Produksi Berlebihan).

Berikut adalah penjelasan komprehensif mengenai Prinsip 3 berdasarkan sumber yang tersedia:

Tujuan dan Konsep Dasar

Taiichi Ohno, pencipta Toyota Production System (TPS), menganggap produksi berlebihan (overproduction) sebagai pemborosan fundamental (fundamental waste). Produksi berlebihan menyebabkan penumpukan inventaris di hilir, yang pada gilirannya menghasilkan pemborosan lain dan mengurangi motivasi untuk perbaikan berkelanjutan.

Prinsip 3 mengatasi hal ini dengan menggunakan Sistem Pull (Pull System):

• Menghindari Produksi Berlebihan: Sistem pull dirancang untuk menghindari produksi berlebihan.
• Menyediakan Sesuai Permintaan: Tujuannya adalah menyediakan kepada pelanggan internal dan eksternal Anda apa yang mereka inginkan, kapan mereka inginkan, dan dalam jumlah yang mereka inginkan.
• Berdasarkan Konsumsi: Sistem pull diinisiasi oleh konsumsi. Setelah material digunakan atau dibeli, sinyal dikirim ke proses sebelumnya untuk mengotorisasi penggantian atau produksi apa yang dibutuhkan selanjutnya.

Perbedaan dengan Sistem Push

Prinsip ini kontras dengan cara kerja banyak perusahaan tradisional yang menggunakan sistem push (dorong). Dalam sistem push, departemen memproduksi barang dan jasa sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mendorong produk tersebut kepada pelanggan mereka (internal atau eksternal), yang kemudian harus menimbunnya sebagai inventaris.

Toyota sebaliknya, meskipun menggunakan penjadwalan, lebih memilih untuk mendistribusikan kontrol lokal kepada pelanggan lokal, menciptakan putaran umpan balik kecil berdasarkan informasi terbaru.

Just-in-Time dan Kanban

Sistem pull erat kaitannya dengan filosofi Just-in-Time (JIT) yang dikembangkan oleh Kiichiro Toyoda. Ohno mengembangkan konsep JIT ini menjadi mekanisme komunikasi langsung yang disebut kanban.

• Kanban adalah sistem penjadwalan untuk produksi JIT yang menempatkan pelanggan mengendalikan pemesanan material dan informasi secara langsung sesuai kebutuhan.
• Kanban adalah sinyal biner-manual, suara, lampu, atau elektronik-yang secara efektif mengatakan, “Saya siap untuk lebih banyak ini”.
• Contohnya, di pabrik perakitan Toyota, ketika pekerja mulai menggunakan suku cadang dari wadah kecil, mereka mengambil kanban dan menaruhnya di kotak surat, yang memicu pesanan pengisian ulang.

Kompromi antara Ideal dan Realitas

Idealnya, Toyota akan menggunakan operasi one-piece flow tanpa inventaris work-in-process (WIP). Namun, karena hal ini tidak selalu praktis (misalnya, karena jarak proses, perbedaan besar waktu siklus, atau waktu change-over), Toyota menggunakan sistem pull sebagai opsi terbaik berikutnya.

• Sistem pull ini memanfaatkan penyangga inventaris kecil (small inventory buffers) yang kemudian diisi ulang berdasarkan konsumsi, mirip dengan cara kerja supermarket modern.
• Slogan yang sering digunakan adalah “Flow where you can, pull where you must” (Alirkan jika bisa, pull jika harus).

Nilai Utama Sistem Pull

Meskipun kanban adalah sistem inventaris yang terorganisir (dan inventaris tetap dianggap sebagai pemborosan oleh Ohno), manfaat terbesarnya adalah:

• Memaksa Perbaikan: Kanban memaksa perbaikan dalam sistem produksi karena sistem ini terorganisir di sekitar penyangga inventaris yang kecil.
• Memvisualisasikan Alur: Sistem kanban adalah sistem visual sederhana yang membantu memvisualisasikan alur, sehingga dapat dipelajari dan diupayakan untuk mengurangi inventaris agar lebih dekat dengan one-piece flow.

Penerapan

Sistem pull tidak hanya berlaku di lantai pabrik tetapi juga di lingkungan layanan dan kantor. Misalnya, sistem pull dan kanban dapat digunakan untuk mengatur aliran persediaan kantor. Toyota juga menggunakan kanban elektronik, meskipun sistem paralel kanban kertas (yang dapat dipindai) juga digunakan untuk memberikan visualisasi dan redundansi.

Analogi Supermarket: Konsep sistem pull terinspirasi dari supermarket Amerika pada tahun 1950-an. Di supermarket yang dikelola dengan baik, barang-barang diisi ulang saat persediaan di rak mulai menipis (dipicu oleh konsumsi pelanggan), bukan didorong ke rak berdasarkan jadwal.