Prinsip 2 The Toyota Way menekankan pentingnya menghubungkan orang dan proses melalui aliran proses yang berkelanjutan (continuous process flow)

Prinsip 2 dari The Toyota Way berpusat pada inti sistem manajemen Toyota, yaitu mengenai penciptaan aliran proses yang berkelanjutan (Continuous Process Flow atau One-Piece Flow) untuk mencapai tujuan yang lebih dalam: memunculkan masalah ke permukaan.

Berikut adalah penjelasan mendetail mengenai topik ini, berdasarkan sumber yang tersedia:

1. Konsep Inti: Aliran Proses Berkelanjutan

Aliran proses yang berkelanjutan adalah ideal dalam The Toyota Way, yang bertujuan untuk mengalirkan nilai kepada setiap pelanggan-idealnya satu per satu-tanpa adanya stagnasi. Tujuannya adalah memotong jumlah waktu terbuang di mana proyek kerja diam atau menunggu untuk dikerjakan menjadi nol.

• Simbol Ikonik: Simbol ikonik dari aliran proses berkelanjutan ini adalah sel aliran satu bagian (one-piece flow cell). Dalam sel ini, proses dan peralatan terkait disusun berurutan, dan pekerja bergerak melalui proses tersebut, melakukan pekerjaan yang menambah nilai dengan sedikit pemborosan.
• Jantung Produksi Ramping (Lean): Aliran proses adalah inti dari pesan lean bahwa memperpendek waktu yang berlalu dari bahan mentah hingga barang jadi (atau layanan) akan menghasilkan kualitas terbaik, biaya terendah, dan waktu pengiriman tersingkat.
• Tujuan yang Diperjuangkan: Aliran satu bagian (one-piece flow) merupakan sebuah visi yang harus diperjuangkan (vision to struggle toward), bukan sekadar alat untuk diimplementasikan. Sistem ini adalah hasil dari pemecahan masalah yang berulang.

2. Memunculkan Masalah ke Permukaan (Mengapa Menghentikan Aliran?)

Fungsi utama dari aliran proses berkelanjutan yang ketat adalah untuk menciptakan sistem yang “rapuh” (fragile production), yang dirancang untuk pecah dan mengungkapkan masalah.

• Menggoyahkan Kenyamanan: Dalam sistem tradisional batch and queue (batch dan antrian), buffer inventori (stok) melindungi proses hilir dari masalah di proses hulu, yang seringkali menyebabkan rasa puas diri (complacency). Sebaliknya, menghubungkan langkah-langkah proses dengan sedikit inventori atau waktu buffer akan menurunkan “permukaan air” inventori dan mengekspos inefisiensi atau masalah (seperti batu di air) yang menuntut solusi segera.
• Dipaksa untuk Berpikir: Jika terjadi masalah dalam manufaktur aliran satu bagian, seluruh lini produksi akan berhenti. Meskipun ini mungkin terlihat sebagai sistem manufaktur yang sangat buruk, dampaknya adalah semua orang terpaksa menyelesaikan masalah tersebut dengan segera. Melalui pemikiran dan pemecahan masalah inilah anggota tim tumbuh dan menjadi lebih baik.
• Mengurangi Inventori: Jika tidak ada masalah yang muncul (garis tidak berhenti), itu berarti ada terlalu banyak inventori, dan perusahaan akan mengurangi inventori tersebut lebih jauh. Menghilangkan inventori secara fisik atau buffer waktu memaksa semua anggota tim untuk berjuang menuju kesempurnaan.

3. Kontras dengan Sistem Tradisional

Prinsip aliran berkelanjutan adalah cara berpikir yang radikal berbeda dari produksi massal tradisional.

• Sistem Batch and Queue: Proses bisnis tradisional memiliki kapasitas untuk menyembunyikan inefisiensi yang luas karena material dan suku cadang menunggu dalam antrian dalam waktu yang lama (wasted time). Selain itu, masalah kualitas dapat tersembunyi selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan di antara proses dalam operasi batch.
• Sistem Push: Dalam sistem push, departemen memproduksi dalam jumlah besar berdasarkan jadwal, yang secara alami menyebabkan overproduction (pemborosan fundamental) dan menciptakan bank inventori besar.

4. Manfaat Aliran Satu Bagian (One-Piece Flow)

Meskipun terlihat berisiko karena dapat menyebabkan penghentian produksi, mengejar visi aliran satu bagian menghasilkan berbagai manfaat yang signifikan:

• Membangun Kualitas (Builds in Quality) Dengan aliran satu bagian, cacat yang terlewat dapat terdeteksi dengan sangat cepat (dalam beberapa menit), dan masalahnya dapat didiagnosis serta diperbaiki dengan cepat. Setiap operator bertindak sebagai inspektur dan bertanggung jawab untuk memperbaiki masalah sebelum diteruskan ke stasiun berikutnya.
• Menciptakan Fleksibilitas Nyata Waktu tunggu (lead time) yang sangat singkat memberikan fleksibilitas untuk merespons dan membuat apa yang benar-benar diinginkan pelanggan dalam hitungan jam.
• Produktivitas Lebih Tinggi Karena sangat sedikit aktivitas non-nilai tambah (seperti memindahkan material) dalam sel aliran satu bagian, mudah untuk menghitung pekerjaan bernilai tambah dan menentukan berapa banyak orang yang dibutuhkan, menghasilkan peningkatan produktivitas yang besar.
• Mengurangi Biaya Inventori Modal yang tidak terikat pada inventori menjadi arus kas yang dapat diinvestasikan di tempat lain, dan biaya penyimpanan modal berkurang.
• Melepaskan Kreativitas (Unleashes Creativity) Masalah yang muncul menantang orang untuk berpikir dan meningkatkan proses (kaizen).

5. Pengaturan Kecepatan: Waktu Takt (Takt Time)

Dalam aliran satu bagian, proses diatur berdasarkan takt waktu, yang merupakan laju permintaan pelanggan-tingkat di mana pelanggan membeli produk. Dalam proses aliran satu bagian yang sebenarnya, setiap langkah proses harus menghasilkan bagian sesuai dengan takt. Ini membantu memastikan bahwa jika proses berjalan lebih cepat, tidak terjadi overproduce (pemborosan), dan jika berjalan lebih lambat, akan terjadi bottleneck.

Analogi untuk Memperkuat Pemahaman:

Membuat aliran proses yang berkelanjutan dalam The Toyota Way adalah seperti berjalan di atas seutas tali tipis di antara dua gedung. Jika Anda memiliki jaring pengaman (inventori yang tinggi), Anda tidak akan terlalu peduli jika Anda jatuh atau berhenti sejenak. Namun, tanpa jaring pengaman (buffer inventori yang rendah), setiap kesalahan kecil (out-of-standard condition) akan segera terlihat dan dapat menghentikan seluruh proses. Keadaan “krisis” yang dipaksakan ini mendorong setiap orang untuk menjadi ahli, memecahkan masalah kecil secara ilmiah setiap hari untuk memastikan langkah berikutnya sempurna. Visi bukan hanya tentang mencapai ujung tali (produksi), tetapi tentang mengembangkan keterampilan dan mentalitas untuk menyeberang tanpa pernah jatuh.